Anliegen:
Die Informationsvorlage 2026/IV/1394 stellt die Ergebnisse der verwaltungsinternen Prüfung zur Organisation eines „Tages des offenen Rathauses“ dar. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der zugrunde liegenden Annahmen und Berechnungen bitten wir um die Beantwortung der folgenden Fragen:
Datengrundlagen und Methodik
- Welche Berechnungsmethodik wurde zur Ermittlung der insgesamt 1.395 Arbeitsstunden verwendet, und wie wurde die Vergleichbarkeit der Rückmeldungen der Organisationseinheiten sichergestellt?
- Welche Organisationseinheiten sind in den Positionen „sonstige OE“ (240 Std. Vorbereitung, 600 Std. Durchführung) enthalten, und wie wurden deren Stundenansätze ermittelt?
- Auf welchen Annahmen basiert die Einschätzung, dass der Aufwand im weiteren Verlauf steigen könnte, und welche Spannbreite möglicher Mehrbedarfe wurde intern betrachtet?
- Welche früheren städtischen Veranstaltungen oder internen Projekte wurden als Referenz zur Validierung der Aufwandsschätzungen herangezogen?
Personalaufwand und Organisation
- Welche fachlichen Kriterien wurden bei der internen Einschätzung der Stundenverteilung zwischen den beteiligten Organisationseinheiten zugrunde gelegt?
- Welche konkreten Tätigkeiten sind in den gemeldeten Vorbereitungsstunden der OE 03.3 (150 Std.) und der OE 07 (145 Std.) enthalten?
- Welche organisatorischen Varianten (z. B. zentrale Koordination, reduzierte Angebotsbreite, modulare Formate) wurden geprüft, um den Personalbedarf zu reduzieren?
- Welche Möglichkeiten zur Übertragung einzelner Aufgaben an externe Dienstleister, Ehrenamtliche oder Kooperationspartner wurden betrachtet?
- Welche organisatorischen Maßnahmen wären erforderlich, um die Erbringung des zusätzlichen Aufwands neben den laufenden Aufgaben sicherzustellen?
- Aus welchen Gründen wurden die Personalkosten nicht Bestandteil der offiziellen Gesamtkalkulation, obwohl sie faktisch erhebliche Ressourcen binden?
Sachkosten und fehlende Kostenpositionen
- Welche konkreten Leistungen verbergen sich hinter der Position „Technik“ (4.000 Euro) und warum kann hierfür nicht vollständig auf vorhandene Infrastruktur des Rathauses zurückgegriffen werden?
- Welche Programmbestandteile machen GEMA-Gebühren in Höhe von 2.500 Euro erforderlich? Handelt es sich hierbei um ein Unterhaltungs- oder Bühnenprogramm, und ist dieses für ein Informationsformat zwingend notwendig?
- Welche Besucherzahl und welche sicherheitsrechtlichen Annahmen liegen der Kalkulation für Wachdienst und Rettungsdienst (3.000 Euro) zugrunde?
- Wie setzen sich die pauschal ausgewiesenen „Sachkostenbedarfe der Organisationseinheiten“ (6.430 Euro) im Einzelnen zusammen?
- Warum konnten die Sachkosten der OE 07 und OE 15 nicht beziffert werden, obwohl diese Organisationseinheiten gleichzeitig Personalaufwände gemeldet haben?
gez. Chris Günther
Fraktionsvorsitzende